« Bien sûr, la vie ne consiste pas à n’être qu’un robot de productivité et à optimiser chaque seconde. Mais la plupart d’entre nous veulent se sentir bien organisés et efficaces dans la poursuite d’objectifs clés et la résolution de problèmes importants.
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« Une bonne première étape consiste à comprendre les erreurs mentales qui nous empêchent généralement de nous concentrer sur un travail significatif et de le terminer.
» En voici cinq communes :
Vous surestimez le temps sans distraction et interruption dont vous disposez dans une journée
Les projets créatifs à long terme, la réflexion stratégique et l’acquisition de compétences exigent beaucoup de temps de concentration. Il est facile de penser avec optimisme que vous avez toute la journée, ou même plusieurs heures, pour ce type de travail et de planifier vos priorités en fonction de cette hypothèse.
Mais, pour beaucoup d’entre nous, les réunions, les courriels, les pauses, les appels téléphoniques et les diverses « petites tâches rapides » occupent une partie considérable du temps de travail.
Par exemple, les données agrégées par l’application de suivi du temps RescueTime suggèrent que les gens ne disposent que d’une heure et 12 minutes de temps ininterrompu dans leur journée, cite l’auteure.
Si vous reconnaissez le temps limité dont vous disposez pour vous concentrer sur votre travail, vous pouvez mieux déterminer votre priorité absolue et vous protéger des distractions pendant certaines périodes. Lorsque vous disposez de 60 à 90 minutes, essayez de vous concentrer sur vos objectifs globaux (aussi tentant qu’il puisse être de vous concentrer sur un travail de routine plus urgent).
N’oubliez pas non plus que même ces projets complexes et importants sont généralement associés à des tâches qui ne nécessitent pas autant de concentration ou de créativité (par exemple, rechercher une référence lors de la rédaction d’un livre). Identifiez ces tâches et insérez-les dans les 15 minutes qui restent entre les réunions ou dans les périodes libres plus longues pendant lesquelles vous pensez qu’il y aura des interruptions.
Vous négligez des méthodes connues et éprouvées
« Si vous consommez beaucoup de matériel d’aide (self-help) sur la productivité, vous êtes probablement familier avec plusieurs concepts de base de la psychologie cognitive-comportementale.
Par exemple, si vous formez des “intentions de mise en œuvre”, vous avez plus de chances d’y donner suite. Cela implique de planifier quand et où vous ferez une tâche et comment vous surmonterez les obstacles que vous rencontrerez.
De même, vous avez peut-être déjà lu comment le fait de réduire le nombre de décisions que vous prenez dans une journée peut réduire votre fatigue mentale et améliorer votre volonté.
Et vous savez peut-être que lorsque vous facilitez une tâche, par exemple en vous assurant d’avoir le matériel nécessaire sous la main, vous êtes plus susceptible de commencer. (Procrastination : suggestion pour se mettre plus facilement à la tâche)
Cependant, une fois que nous avons entendu ces principes, nous les considérons souvent comme de “vieilles nouvelles”, même si nous ne les avons pas entièrement mis en œuvre ou si nous ne les avons pas essayés du tout. »
Pour chacun de vos projets importants, définissez votre prochaine action et réunissez tout ce dont vous avez besoin à portée de main et prêt à être utilisé. Si vous supprimez ces types d’obstacles pratiques au démarrage, ils n’affecteront pas votre temps de concentration.
Vous pensez au changement d’une manière tout ou rien
Nous soupçonnons souvent qu’un certain changement d’habitude aiderait notre productivité, mais nous nous sentons psychologiquement réticents à le faire. Par exemple, vous pourriez croire que dormir plus aiderait votre productivité, mais vous êtes un oiseau de nuit et détestez les conseils d’aller au lit tôt.
Recherchez plutôt des changements que vous êtes prêt à faire et qui ne semblent pas être une grosse affaire. Automatiser l’éclairage de votre maison pour l’atténuer le soir, utiliser des filtres de lumière bleue sur vos appareils ou passer les 30 dernières minutes de votre journée de travail à planifier le lendemain (créer une transition) peut vous aider à vouloir vous coucher 10-15 minutes plus tôt. (Une stratégie simple, prenant 5 minutes, aiderait à s’endormir plus vite)
Cependant, si vous pensez que vous devez changer votre heure de coucher de deux heures ou rien, ou si vous êtes seulement concentré sur le fait que vous ne voulez pas arrêter de dormir avec votre téléphone, vous ne ferez aucun changement du tout. Récoltez les gains faciles qui ne déclenchent pas votre résistance psychologique. Lorsque vous effectuez avec succès un changement obtenu facilement, votre volonté d’effectuer d’autres changements s’accroîtra probablement naturellement. (Comment créer un élan psychologique)
Vous oubliez comment faire des tâches récurrentes mais peu fréquentes
Si vous accomplissez une tâche quotidiennement, vous avez probablement un processus efficace pour l’accomplir. Mais si vous le faites une ou quelques fois par an, il se peut que vous soyez moins efficace.
L’auteure donne un exemple personnel. Chaque fois qu’elle devait nettoyer son imprimante, elle passait au moins 10 minutes à trouver les instructions en ligne pour le faire. Elle a maintenant ces instructions sauvegardées dans un courriel bien identifié.
Après avoir terminé tout processus que vous aurez besoin de répéter à l’avenir, écrivez des instructions sur la façon la plus efficace de le faire et enregistrez-les dans un endroit facilement consultable.
Vous sous-estimez les coûts des petites fuites de temps/énergie
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Passer un peu de temps la plupart des jours sur vos projets importants mais non urgents et/ou améliorer vos compétences est souvent suffisant pour améliorer considérablement vos résultats globaux par rapport à ne pas y consacrer de temps.»
D’un autre côté, les petites fuites de temps et d’énergie peuvent avoir un impact négatif plus important que ce que les gens perçoivent.
Les dix minutes que vous passez à chercher des clés ou à répondre à un courriel qui n’avait pas besoin d’une réponse immédiate, sont sans importance en soi. Cependant, plusieurs de ces cas qui s’accumulent peuvent perturber votre flux, et, en général, saper votre énergie.
« Lorsque vous créez des systèmes (p. ex. réduire les décisions inutiles, rationaliser et simplifier les tâches, mettre en lots, automatiser, déléguer ou utiliser des listes de contrôle) qui réduisent les petites fuites de temps ou d’énergie, vous constaterez des avantages sur le plan de la clarté mentale qui vont au-delà du temps économisé.
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« Bien que ces conseils ne résoudront pas tous vos problèmes de productivité, ils peuvent vous donner une meilleure chance d’accomplir les choses les plus importantes.
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